Để tổ chức tốt hội thi, người Cán bộ Đoàn, Hội cần nắm được những kết quả mà hội thi sẽ đem lại (đặc biệt trong việc sử dụng để lập đề án tổ chức hội thi) và những yêu cầu, các bước tiến hành hội thi.

1. Mục đích, ý nghĩa của hội thi:

1.1. Góp phần đáp ứng nhu cầu văn hóa của học sinh, sinh viên:

Thanh niên, đặc biệt là học sinh, sinh viên có nhu cầu cao về văn hóa tinh thần, có nhu cầu thưởng thức và sáng tạo cái đẹp, có tâm ý đua tài: muốn bộc lộ năng lực, sở trường và vẻ đẹp của mìnnh với bạn bè, với cộng đồng xã hội; đồng thời cũng có nhu cầu thưởng thức, đánh giá so sánh, học hỏi bạn bè, người khác, muốn khẳng định mình. Vì vậy, việc tổ chức các hội thi đã đáp ứng nhu cầu của tuổi trẻ, lôi cuốn đông đảo học sinh, sinh viên tham gia một cách tự nguyện.

1.2. Nâng cao đời sống tinh thần, góp phần vào việc bồi dưỡng, hoàn thiện nhân cách của học sinh, sinh viên:

Thông qua các hội thi, tổ chức đoàn, hội bồi dưỡng cho học sinh, sinh viên về lòng yêu nước, niềm tự hào dân tộc và truyền thống của Đảng, Đoàn, của hội; ý thức trách nhiệm của bản thân đối với sự nghiệp lớn của Đảng, của dân tộc, tạo cho tuổi trẻ sự say mê học tập, say mê nghề nghiệp, nêu lên những hình mẫu, những tấm gương của sự khổ công trong học tập, tìm tòi, sáng tạo.

1.3. Mở rộng việc đoàn kết tập hợp đoàn viên, thanh niên và góp phần thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ của nhà trường, đất nước:

Hội thi là một trong những phương thức tập hợp học sinh, sinh viên. Tất cả các hội thi do Đoàn, Hội tổ chức đều có sự tham gia cổ vũ nhiệt tình của tuổi trẻ. Các hội thi góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng và thúc đẩy việc thực hiện các nhiệm vụ trong giáo dục - đào tạo, rèn luyện của học sinh, sinh viên.

1.4. Góp phần tích cực hạn chế các sinh họat văn hóa thiếu lành mạnh và đấu tranh chống lại các sinh họat văn hóa độc hại.

1.5. Hình thành trong Cán bộ Đoàn, Hội cách tiếp cận với thanh niên thông qua các họat động văn hóa.

2. Một số vấn đề cần khắc phục trong các hội thi:

Hội thi là một họat động văn hóa mang tính quần chúng rộng rãi, nhưng lại đòi hỏi trình độ tổ chức cao, cả về nội dung và hình thức thể hiện. Do đó, trong quá trình tổ chức hội thi thường gặp các khiếm khuyết sau:

2.1. Về nội dung:

Câu hỏi đặt ra còn chung chung, thiếu cụ thể, không rõ ý hoặc không bám sát chủ đề làm cho thí sinh khó trả lời hoặc trả lời chung chung.

Thiết kế nội dung sơ sài, không phù hợp với đối tượng dẫn đến bất hợp lý trong chương trình, làm giảm ý nghĩa giáo dục của hội thi.

Ví dụ: Trong cuộc thi học sinh thanh lịch khối PTTH, có quá nhiều câu hỏi liên quan đến tình yêu, hôn nhân hoặc trong một cuộc thi tiếng hát học sinh, sinh viên lại có quá nhiều bài hát sướt mướt, ủy mị về tình yêu đôi lứa...

Nội dung chuẩn bị chưa tốt, không chi tiết (ví dụ: người dẫn chương trình đôi khi nói ngẫu hứng) nên hiệu quả không cao.

2.2. Về hình thức:

Hình thức quá cầu kì, phô trương, nhưng nội dung thì nghèo nàn, đơn điệu hoặc ngược lại, tức là hình thức không phù hợp với nội dung.

Hình thức chuẩn bị rất công phu nhưng công tác tổ chức kém, để tình trạng lộn xộn, mất trật tự trong hội thi.

Kinh nghiệm tổ chức hội thi cho thấy: yếu tố quyết định nhất đến sự thành công của hội thi là tính trí tuệ trong các nội dung thi. Ngoài ra cũng cần phải đầu tư, cải tiến sao cho các hội thi đẹp, hấp dẫn, toát được chủ đề, hài hòa giữa nội dung và hình thức. Tuy nhiên cũng cần tránh lối phô trương hình thức cầu kỳ, nhưng nội dung nghèo nàn.

3. Kỹ năng tổ chức một số hội thi trong học sinh, sinh viên:

3.1. Hội thi học sinh, sinh viên thanh lịch:

Hội thi học sinh, sinh viên thanh lịch là một trong những phương thức họat động hấp dẫn, lôi cuốn thanh niên, học sinh, sinh viên tham gia, đạt hiệu qủa cao trong vấn đề giáo dục - rèn luyện và định hướng giá trị cho học sinh, sinh viên.

3.1.1. Mục đích ý nghĩa:

Thông qua hội thi giúp cho học sinh, sinh viên nâng cao nhận thức về chính trị,văn hóa, xã hội từ đó có thái độ hành vi đúng đắn trong học tập, rèn luyện.

Hội thi học sinh, sinh viên thanh lịch là môi trường và cơ hội tốt nhất để tuổi trẻ học đường được bộc lộ, được thể hiện hết những khả năng, năng lực của mình về nhận thức, kỹ năng ứng xử giao tiếp trong công việc và trong cuộc sống. Hội thi là diễn đàn của học sinh, sinh viên về nếp sống văn hóa và những giá trị văn hóa của dân tộc và thời đại. Thông qua hội thi, tổ chức đoàn, hội được củng cố và phát triển. Hội thi thu hút các lực lượng xã hội quan tâm hơn đến học sinh, sinh viên, ủng hộ và gợi mở những giải pháp tích cực đẩy mạnh công tác giáo dục, rèn luyện của học sinh, sinh viên.

3.1.2. Những nội dung cơ bản:

Tùy thuộc vào đối tượng tham dự, nội dung của hội thi học sinh, sinh viên thanh lịch có nhiều điểm khác nhau. Tuy nhiên, có thể có một số nội dung chính sau:

Thi nhận thức: Thông qua hệ thống câu hỏi để kiểm tra mức độ nhận thức của thí sinh về nghề nghiệp chuyên môn, về chính trị, văn hóa - xã hội...

Thi ứng xử: những tình huống đưa ra trong hội thi nhằm đánh giá khả năng xử lý của thí sinh có chính xác, thông minh và linh họat không.

Thi năng khiếu: Đó là sự bộc lộ khả năng của thí sinh về mọi mặt. Nội dung này giúp cho hội thi thêm phần hấp dẫn, sôi động.

Thi thời trang: là nét đặc trưng của hội thi. Đó là những trang phục tự chọn, trang phục bắt buộc mà thí sinh phải thể hiện trên sân khấu.

Ngoài ra còn có thể thi hùng biện, thi kỹ năng họat động Đoàn, Hội...

3.1.3. Lập kế họach và hướng dẫn thực hiện kế họach hội thi:

Sau khi đã có chủ trương về tổ chức hội thi, công việc quan trọng quyết định đến chất lượng hội thi chính là phần lập kế họach. Nội dung của kế họach bao gồm :

Xác định mục đích yêu cầu , đối tượng của hội thi .

Những nội dung cụ thể mà thí sinh cần thực hiện trong hội thi .

Hình thức thể hiện của hội thi (ở vòng lọai, sơ khảo, chung khảo)

Địa điểm, thời gian của các vòng thi.

Kinh phí, cơ sở vật chất, phương tiện phục vụ hội thi.

Công tác chỉ đạo: bao gồm các phương pháp tiến hành và sự phân công cụ thể, sự kiểm tra giám sát, đánh giá tiến độ thực hiện.

Cùng với kế họach tổ chức là hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện kế họach.

3.1.4. Công tác chuẩn bị để thí sinh tham gia hội thi:

Hội thi không chỉ đơn thuần là việc chọn và trao giải cho những thí sinh điển hình nhất mà chính là tạo ra được phong trào thi đua sôi nổi của học sinh, sinh viên hướng về hội thi. Vì vậy, cần tập huấn cho thí sinh những nội dung cơ bản nhất, tránh tình trạng đánh đố gây cho thí sinh sự lúng túng và hội thi khó đạt được mục đích .

Trước hết, cần phổ biến cho thí sinh kế họach của hội thi, nội quy, quy chế của hội thi

Tập huấn những vấn đề có liên quan đến các nội dung của hội thi, đặc biệt là phần nhận thức. 
- Tập huấn những kỹ năng cơ bản của thí sinh khi thực hiện các nội dung thi (cách trình bày, trình diễn, thái độ tác phong, cách đi đứng, giao tiếp...)

Nên có một buổi tập huấn trước khi thi để thống nhất các nội dung trong chương trình hội thi như khớp nhạc, dẫn chương trình, sự xuất hiện của thí sinh...

3.1.5. Chương trình hội thi học sinh, sinh viên thanh lịch:

Ổn định tổ chức (có thể bằng một chương trình văn nghệ hoặc những trò chơi)

Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.

Khai mạc hội thi

Màn ra mắt chào khán giả của tất cả thí sinh tham dự hội thi.

Phần các thí sinh thực hiện nội dung thi (giữa các nội dung thi có thể xen kẽ chương trình văn nghệ, tiêu phẩm... một cách hợp lý)

Công bố kết quả, trao phần thưởng và lưu niệm (chụp ảnh).

Kết thúc, chia tay.

3.1.6. Trang trí hội trường:

Trang trí hội trường là phần chuẩn bị quan trọng của hội thi học sinh, sinh viên thanh lịch. Tùy theo điều kiện cụ thể để trang trí nhưng cần những yêu cầu sau:

Phông, màn, kiểu chữ, phải chọn các lọai màu sao cho hài hòa, cân đối.

Thiết kế cánh gà sao cho tạo được cảm giác gắn bó tự nhiên giữa thí sinh vơi khung cảnh sân khấu.

Nên có trang trí thêm cây cảnh, lẳng hoa trên sân khấu để tạo không khí tươi trẻ.

Ánh sáng đủ cường độ cần thiết và điều chỉnh ánh sáng cho hài hòa với các nội dung thi. 
Âm thanh vừa đủ nghe trong hội trường và có đủ micro cần thiết cho giám khảo, người dẫn chương trifnh, thí sinh.

3.1.7. Ban giám khảo:

Ban giám khảo phải là một tập thể những thành viên am hiểu những nội dung mà thí sinh thể hiện trong hội thi.

Trước khi tổ chức hội thi phải có hệ thống những câu hỏi cho phần nhận thức và ứng xử. Phải có thang điểm chi tiết và bảng chấm điểm cho từng nội dung.

Ban giám khảo nên bố trí ngồi ở vị trí thuận lợi nhất để có thể đánh giá chính xác diễn biến hội thi và từng thí sinh tham gia dự thi.

Trước khi công bố kết quả, Ban giám khảo cần hội ý, bàn bạc, cân nhắc những trường hợp chênh lệch điểm không lớn lắm từ đó đưa ra những điều chỉnh hợp lý.

3.1.8. Người dẫn chương trình:

Dẫn chương trình nên chọn 01 nam 01 nữ, có chất giọng ấm rõ ràng truyền cảm. Người dẫn chương trình phải bình tĩnh, tự tin và hòan tòan chủ động trong các nội dung thi; biết xử lý sinh họat trước mọi tình huống, biết cách giúp thí sinh thóat khỏi những lúng túng khi thực hiện các nội dung thi; biết động viên ,khích lệ, cổ vũ khi cần thiết. Không nên đánh giá thí sinh và gợi ý trả lời đúng vào phần thí sinh đang thể hiện. Người dẫn chương trình nên chuẩn bị trước một số câu hỏi phụ hay thơ, danh ngôn để dẫn dắt cho thí sinh động.

3.2. Thi lý luận chính trị - xã hội:

Trong thời gian vừa qua, một số tỉnh, thành Đòan và trường Đại học, Cao đẳng đã tổ chức các cuộc thi lý luận chính trị -xã hội và đạt được hiệu quả cao. Một số cuộc thi tiêu biểu như: "Tôi- người đòan viên TNCS Hồ Chí Minh"; "Bác Hồ với tuổi trẻ, tuổi trẻ với Bác Hồ"; "Hành trang của bạn"; "Olympic môn học Mác -Lênin"...đã thu hút đông đảo học sinh, sinh viên tham gia. Mỗi cuộc thi có chủ đề riêng, song điều chủ yếu là để cho học sinh, sinh viên có một diễn đàn công khai để trình bày sự hiểu biết của mình về một vấn đề nào đó, đặc biệt là những vấn đề liên quan đến lợi ích của học sinh, sinh viên (lý tưởng và niềm tin, nghề nghiệp và lối sống...)

Hình thức tổ chức cuộc thi có thể là thi viết, thi hùng biện, sân khấu hóa hoặc lồng ghép cả ba hình thức trên. Tùy điều kiện cụ thể, các tổ chức Đòan, Hội nên chọn hình thức thi cụ thể sao cho phù hợp. Sau đây là các bước cơ bản của hình thức thi viết:

3.2.1. Thành lập Ban Tổ chức, Ban giám khảo:

Ban tổ chức gồm đại diện Đảng uỷ, Ban giám hiệu, phòng công tác chính trị, Đoàn thanh niên, Hội sinh viên.

Ban giám khảo gồm cán bộ giảng dạy lý luận chính trị có uy tín của trường (Triết học, chủ nghĩa cộng sản khoa học, kinh tế- chính trị, lịch sử Đảng, Xã hội học...) và đại diện Đảng uỷ, Ban giám hiệu, Đoàn, Hội.

3.2.2. Giới thiệu, tuyên truyền về cuộc thi:

Triển khai kế hoạch, nội dung cuộc thi tới các lớp, chi đoàn, chi hội.

Dùng hệ thống thông tin (truyền thanh,thông báo bằng văn bản,bảng tin..) để tuyên truyền, phổ biến nội dung, ý nghĩa của cuộc thi. Tổ chức các buổi nói chuyện, báo cáo những vấn đề thời sự để cung cấp thêm thông tin mới.

Ban tổ chức cuộc thi chuẩn bị những đề tài gợi ý xung quanh chủ đề của cuộc thi, công bố sớm và được bổ sung thường xuyên bằng sáng kiến của các thầy cô, cô giáo và học sinh, sinh viên.

Giới thiệu các tài liệu có liên quan để học sinh, sinh viên tìm đọc.

3.2.3. Hướng dẫn cách viết:

Ban tổ chức mời các cộng tác viên có kinh nghiệm (giảng viên lý luận, các nhà báo, nhà phê bình văn học...) để hướng dẫn cho học sinh, sinh viên về cách xây dựng bố cục, nghệ thuật diễn đạt. Tranh thủ sự hướng dẫn của giáo viên các bộ môn trính trị - xã hội đối với các lớp, các Chi đoàn, Chi hội.

3.2.4. Phát động cuộc thi:

Định thời hạn nộp bài và tổ chức các phát động cuộc thi trong tòan thể học sinh, sinh viên của trường. Thời gian từ lúc phát động đến thu bài thường từ 7 đến 10 ngày.

Trong thời hạn nộp bài, dùng hệ thống truyền tin công bố kết quả từng ngày để kích thích các đơn vị tiến nhanh về đích.

3.2.5. Chấm thi:

Chấm sơ khảo: Ban giám khảo phân nhóm để chấm. Mỗi nhóm chấm có ít nhất 2 người. Mỗi giám khảo cho điểm với mỗi bài thi và sau đó hội điểm. Nếu chấm theo thang điểm 10 mà điểm của hai giám khảo chênh lệch nhau 2 điểm trở lên thì phải lập danh sách đề nghị chấm lại.

Công khai kết quả vòng sơ khảo: tác giả của các bài thi được lựa chọn đọc bài đó trước giám khảo và tập thể sinh viên. Trưng cầu ý kiến và đánh giá kết quả của từng bài và công bố kết quả chính thức vòng sơ khảo.

Chấm vòng chung khảo: thí sinh trình bày bài dự thi trước hội đồng giám khảo và đại diện sinh viên các lớp. Mỗi giám khảo cho điểm với mỗi bài dự thi và ban thư ký, công bố kết quả tại chỗ.

Tổ chức trao giải cho các tập thể và cá nhân.

3.2.6. Báo cáo kết quả thi lên ban tổ chức cuộc thi cao cấp hơn (nếu có)

3.2.7. Tuyên truyền kết quả thi tại trường

Thông báo danh sách các thí sinh đoạt giải, đọc trên loa truyền thanh hoạc thông báo trên các bảng tin về các bài đoạt giải.